Nowe przepisy kodeksu pracy od 4 maja 2019 r. Co się zmieni i co to oznacza dla pracodawców?

W dniu 19 kwietnia 2019 r. ogłoszono ustawę (Dz.U.2019.730) o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania przepisów RODO. Z dniem 4 maja 2019 r. wejdą w życie jej przepisy [art. 4 w/w ustawy] zmieniające Kodeks pracy w zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników i osób ubiegających się o zatrudnienie (kandydatów). Zmiany obejmą następujące kwestie:

Od kandydata do pracy pracodawca będzie mógł żądać podania następujących danych:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • data urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zatem nie będzie można już żądać podania przez kandydata imion jego rodziców a także jego miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji).

Można będzie natomiast żądać podania danych kontaktowych wskazanych przez kandydata (zatem adres e-mail/nr telefonu), a także informacji o jego kwalifikacjach zawodowych.

Danych wskazanych w pkt. 4)- 6) można będzie jednak żądać tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Od pracownika, z którym pracodawca nawiązał już stosunek pracy, pracodawca będzie mógł żądać podania następujących danych:

  • adres zamieszkania;
  • numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Czyli wciąż będzie można żądać wszystkich danych, których pracodawca mógł żądać przed zmianami kodeksu, a ponadto będzie można żądać także podania:

  • adresu zamieszkania pracownika (ponieważ nie można będzie już żądać jego podania w procesie rekrutacji), oraz
  • wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Dodatkowo:

  • na wniosek pracodawcy lub
  • z inicjatywy samego kandydata/pracownika oraz
  • jeśli kandydat/pracownik wyrazi na to zgodę,

pracodawca będzie mógł przetwarzać inne dane niż wskazane powyżej, które kandydat/pracownik poda pracodawcy, z wyjątkiem danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Brak w/w zgody na przetwarzanie innych danych lub jej późniejsze wycofanie nie może być podstawą do niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika i nie może rodzić dla takiej osoby żadnych negatywnych konsekwencji.

Ponadto, jeśli kandydat/pracownik z własnej inicjatywy poda pracodawcy swoje dane obejmujące jego/jej tzw. dane wrażliwe (tj. pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych lub dane genetyczne, biometryczne (w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby) lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), których przetwarzanie jest co do zasady zabronione, pracodawca będzie mógł takie dane przetwarzać.

Warto podkreślić, że chodzi tu tylko o przypadki, w których pracownik podaje w/w informacje z własnej inicjatywy.

Do przetwarzania tych danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę i muszą zachować te dane w tajemnicy.

Ponownie, niepodanie tych informacji nie może rodzić dla pracownika negatywnych konsekwencji (por. pkt 3 powyżej).

Wyjątek dotyczy przetwarzania danych biometrycznych pracownika (zatem np. odcisków palców czy skanów tęczówek) – takie przetwarzanie będzie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu:
do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Zmiany w zakresie monitoringu wizyjnego:
monitoring bezwzględnie nie może obejmować pomieszczeń udostępnionych zakładowym organizacjom związkowym (przed zmianami mógł, pod szczególnymi warunkami), aby monitorować pomieszczenia sanitarne, wymaga się uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy,

Jeśli u pracodawcy 4 maja 2019 r. działa już monitoring, który naruszałby wskazane wyżej normy:

  • należy zaprzestać monitorowania pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej do 18 maja 2019 r., oraz niezwłocznie poinformować o tym fakcie organizację związkową,
  • należy uzyskać zgodę zgodnie z pkt. 2) powyżej, na monitorowanie pomieszczeń sanitarnych w terminie do 3 czerwca 2019 r. W przypadku decyzji odmownej, pracodawca zaprzestaje monitoringu w terminie 3 dni od dnia odmowy. W razie braku decyzji do dnia 3 czerwca 2019 r., pracodawca zaprzestaje monitorowania z upływem tego terminu (czyli 4 czerwca monitoring powinien być już wyłączony). O wyłączeniu monitoringu w każdym przypadku należy poinformować zakładową organizację związkową albo przedstawicieli pracowników.

Zmiany obejmują także orzeczenia lekarskie pracowników:

  • jeśli pracownik posiada aktualne orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku (którego warunki odpowiadają nowemu stanowisku pracy), które uzyskał w związku z pracą u poprzedniego pracodawcy, z którym ustał jego stosunek pracy w ciągu 30 dni przed przyjęciem do pracy u nowego pracodawcy, (czyli gdy pracownik nie musi uzyskiwać nowego orzeczenia lekarskiego) pracodawca będzie mógł żądać dostarczenia w/w orzeczenia lekarskiego wraz ze skierowaniem będącym podstawą jego wydania, a także będzie mógł je przechowywać,
  • natomiast w przypadku stwierdzenia, że warunki określone w w/w skierowaniu nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca zobowiązany jest zwrócić pracownikowi skierowanie wraz z orzeczeniem lekarskim.